PMO: o caminho para gerir projetos empresariais inteligentemente!

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Tornar a produção mais eficiente, reduzir desperdícios e ajudar a empresa a utilizar seus recursos de maneira inteligente. Esses são alguns dos benefícios em manter um Project Management Office (PMO) ativo no ambiente corporativo. Sinônimo de “escritório de projetos”, além do setor produtivo de uma organização, todas as áreas podem aproveitar dessa estrutura para melhorar seu desempenho.

Considerando o ritmo acelerado de mudanças no cenário econômico, nas tecnologias aplicadas aos negócios e nos mercados consumidores, as empresas precisam se adaptar para continuarem competitivas. 

Nesse contexto, ideias para melhorar o desempenho surgem a todo instante. Colocá-las em prática com resultados concretos, porém, pode ser um desafio que demanda técnica, organização e disciplina. Assim nascem os projetos nas organizações.

A consultoria Euax divulgou, em 2021, o Panorama Geral da Gestão de Projetos. Trata-se de um compilado de dados e insights sobre a carreira de projetos no Brasil.

Dentre os profissionais entrevistados, mais de 50% têm um escritório de projetos ou PMO instalado em sua companhia para buscar melhores resultados. 

O que é PMO

É uma estrutura organizada em uma companhia para padronizar e orientar sobre os processos de gestão de projetos que precisam ser aplicados na empresa. Assim, quando um gerente de projeto tem dúvidas relativas a técnicas, métodos e ferramentas que devem ser usadas para conduzir o trabalho de seu time, é no PMO que pode encontrar as respostas.

Além disso, são padronizadas no escritório as definições de governança de projetos — ou seja, quem toma as decisões —  e de que forma essas escolhas são feitas. Junto a isso, definem-se ainda as estruturas de autoridade, como as responsabilidades são distribuídas entre gestor e equipe e como funcionam os facilitadores de colaboração. 

Representação gráfica do PMO 

Um ponto de partida para dar início à adoção do PMO é organizar as informações e o fluxo de ações que devem ocorrer com a ajuda de um modelo de organograma empresarial. Por meio desse recurso, é possível traçar uma representação visual da estrutura do escritório de projetos e descrever os processos envolvidos. 

Essa ferramenta pode estar presente nas atividades de mudança organizacional, por exemplo. Isso ocorre quando uma empresa precisa dar respostas às necessidades de evolução diante de alterações no ambiente de negócios ou de fatores internos à companhia.

Em entrevista à imprensa, André Luiz Rheinboldt, professor associado da Fundação Dom Cabral, esclarece que avaliações sobre a complexidade envolvida precisam ser feitas e servem de parâmetro para decidir como realizar a gestão do processo de mudança, inclusive em relação à necessidade de alocar recursos direcionados à sua gestão.

Ele enfatiza que, de modo geral, essas transformações são passagens importantes no percurso das organizações e envolvem recursos e riscos relevantes. Nesse contexto, busca-se melhorar a robustez e a eficiência da empresa, além de alavancar seu crescimento.

Importância do escritório de projetos na gestão moderna

De acordo com publicação do Project Management Institute — Rio Grande do Sul (PMI/RS), contar com um PMO traz segurança para a otimização dos processos e controle das etapas de execução. A partir daí, as chances de os propósitos da empresa obterem o sucesso desejado aumentam. 

Ressalta-se ainda que, em tempos de ampla competitividade no mundo dos negócios, esse departamento tem ainda mais valor. Mesmo que as mudanças do mercado não possam ser previstas, o time de gerentes de projetos é capaz de pensar em soluções para que as novidades sejam implementadas no menor tempo possível.

Junto a isso, o Instituto lembra que, com frequência, projetos não conseguem atingir variáveis como custo, tempo e escopo. Assim, um dos compromissos do escritório de projetos é auxiliar os gerentes no cumprimento de prazos e custos previstos. 

Além disso, as atribuições dos PMOs são importantes para a estruturação de relatórios sobre portfólios e projetos; gerenciamento de cronograma ao nível de recursos, portfólio e riscos do portfólio; desenvolvimento de melhorias nos processos; repasse do progresso; facilitação da comunicação entre as equipes e compartilhamento de recursos. 

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