5 dicas para organizar os horários dos funcionários no final de ano

É hora de dar o último gás! O final do ano é sempre uma correria para as empresas. Afinal, são diversas demandas para fechar, metas para bater e processos que precisam ser finalizados.

Além de todos esses pontos, ainda existem os recessos, confraternizações da empresa e datas como Natal e Ano Novo.

Em meio a tantos detalhes, manter o controle dos horários dos colaboradores pode ser uma verdadeira missão para os profissionais de RH e departamento pessoal. Por isso, saber como organizar os horários e evitar o excesso de horas extras é fundamental.

E se você sente que está passando por esse desafio, continue por aqui!

Vamos apresentar 5 dicas para organizar o horário da equipe no período de final de ano, explicando quais pontos merecem atenção e com quem você vai precisar contar para que os planos possam ser cumpridos da melhor forma, e todos possam brindar com tranquilidade a chegada do novo ano!

5 dicas para organizar o horário da equipe no final de ano

Diferente dos demais períodos do ano, essa final exige um esforço que pode ser definido como uma força-tarefa. 

Isso porque o planejamento dos horários de final de ano não depende apenas das definições do RH, mas também da aprovação de lideranças e diretoria, bem como o apoio dos colaboradores para que ele seja cumprido.

Dessa forma, você precisará contar com o apoio de todos para que a melhor disposição seja elaborada.

Para isso, confira 5 dicas que vão te ajudar nesse processo!

Mantenha os projetos atualizados

O primeiro ponto para fazer a organização dos horários é entender o panorama dos projetos, demandas, atrasos e entregas a serem efetuados no período.

Esta é uma tarefa que não está relacionada somente com o RH, mas que ele deve atuar como setor de suporte aos departamentos operacionais, cobrando que todos os projetos estejam atualizados com seus devidos prazos e andamento das entregas.

Afinal, com os sistemas de gestão de projetos atualizados, será possível verificar os primeiros caminhos para a elaboração do cronograma dos colaboradores, possibilidades de recesso ou uma reorganização de demandas.

Verifique as pendências e demandas!

Após a atualização dos projetos, é preciso avaliar individualmente como andam as demandas dos colaboradores e pendências que devem ser finalizadas ainda este ano.

Aqui os profissionais de RH precisarão do apoio das lideranças, que deverão estar cientes da produtividade dos colaboradores, prazos de projetos e atividades em andamento.

Neste ponto, você perceberá que alguns funcionários podem estar com entregas em atraso, que podem ocorrer por diversos motivos. 

Assim, é preciso ponderar com os responsáveis pela gestão de projetos a possibilidade de realizar as entregas antes do período de festas ou realizar a negociação de algum prazo.

Caso isso não seja possível, o colaborador deverá ser comunicado sobre a necessidade de manter suas atividades laborais durante as festividades.

Este é um momento delicado, pois o colaborador pode se sentir penalizado. Dessa forma, estabelecer uma comunicação clara e transparente é a melhor escolha.

Comunique horários e períodos de recesso!

Este ponto é válido não só para os colaboradores, mas também para os clientes!

Afinal, quantas vezes um cliente não pode ter entrado em contato com a equipe de um projeto, mas por falta de uma comunicação mais alinhada, ele não sabia sobre o recesso da empresa e ficou sem uma informação importante?

Essa é apenas uma das diversas situações que podem acontecer quando uma boa comunicação não é desenvolvida.

O ideal é que todas as informações sejam compartilhadas com, pelo menos, 1 semana de antecedência ao período de recesso ou férias coletivas dos colaboradores. 

Por isso, vá além dos e-mails e assegure que todos estarão cientes dos horários. Utilize as redes de comunicação internas da empresa, conte com o setor de marketing e elabore comunicados para clientes, parceiros e colaboradores e, principalmente, divulgue mais de uma única vez.

Assim você garantirá uma maior segurança e evitar os “disse me disse”.

Fique de olho nas horas extras!

Na correria para adiantar as entregas, é provável que a equipe acabe ultrapassando o horário de trabalho para conseguir finalizar as demandas antes do final do ano.

No entanto, essa prática pode gerar diversos problemas para a empresa, especialmente quando o excesso de horas extras ultrapassa o limite determinado pela legislação. Por isso o RH e os gestores das equipes devem manter uma atenção especial à realização de horas extras durante este período.

E para que esse acompanhamento seja feito com qualidade e agilidade, contar com um sistema de ponto completo será essencial.

Ele permitirá que sejam verificados os horários de entrada e saída, além de gerar automaticamente o saldo de horas extras, evitando que o RH perca um tempo valioso tentando efetuar o cálculo manualmente.

Monitore as compensações de horas!

Lembre-se: datas como Natal e Ano Novo são consideradas pela lei como dispensáveis para a jornada dos colaboradores. Por isso, aqui não cabe o sistema de compensação por meio do banco de horas!

Além de analisar junto aos colaboradores o cronograma de compensações por meio de folgas, você também poderá usar o período anterior e posterior ao final do ano para ajustar as folgas e diminuir o saldo do banco de horas.

Assim, você verificará no sistema de ponto quantas horas devem ser compensadas e planejar com a equipe o melhor formato.

Lembrando que todas as folgas devem ser comunicadas com antecedência para o colaborador, bem como este deve comunicar o seu desejo de compensação com antecedência para a empresa.

Organizar os horários durante o final do ano não precisa ser uma dor de cabeça. E seguindo as dicas deste artigo, você conseguirá construir um plano completo que atenda a todas as necessidades da empresa!